Ausgangslage: Verstreute Kontaktinformationen & fehlende Übersicht
Als Fußballverein pflegen die Würzburger Kickers Beziehungen zu einer Vielzahl unterschiedlicher Kontaktgruppen, allen voran Sponsoren, VIPs, Pressevertretern, Vereinsmitgliedern und Fans.
Die Herausforderung: Kontaktinformationen lagen verteilt über verschiedene Tools, Excel-Listen oder private E-Mail-Postfächer. Eine einheitliche, für alle transparente Datenbasis war nicht gegeben und professionelles Newsletter-Marketing – also gezielte, wiederholbare, auswertbare Kommunikation an definierte Zielgruppen – war unter diesen Bedingungen schlicht nicht möglich.
Das Ziel war klar: eine zentrale, sauber strukturierte Kontaktbasis in HubSpot aufbauen, die Zielgruppen sofort bespielbar macht – mit fertigen Templates, rechtssicherer Grundlage und vollständiger Auswertbarkeit jeder versendeten Kampagne.
Vorgehen
Kontaktbasis analysieren & strukturieren
Zunächst wurden die bestehenden Kontakte nach Kontaktgruppen kategorisiert. Die im ersten Schritt priorisierten Gruppen Sponsoren, VIPs und Presse wurden in Hubspot zusammengeführt und konsolidiert. Duplikate wurden entfernt und veraltete Adressen identifiziert.
Segmentierungsarchitektur in HubSpot aufbauen
Die definierten Kontaktgruppen wurden als Custom Properties (mit Möglichkeit zur Mehrfachauswahl) angelegt und den entsprechenden Kontakten zugewiesen.
DSGVO-Grundlage pro Kontaktgruppe festlegen
Je nach Kontaktgruppe wurde die passende Rechtsgrundlage (z.B. berechtigtes Interesse) definiert und in HubSpot hinterlegt.
Abonnement-Typen erstellen & zuweisen
Abonnements sind in HubSpot die technische Voraussetzung, um Marketing-E-Mails überhaupt versenden zu können und definieren, welchen Inhalt ein Abonnent erhält. Passende Abonnement-Typen wurden angelegt und den jeweiligen Kontakten auf Basis der Rechtsgrundlage zugewiesen – damit ist sichergestellt, dass der Versand reibungslos und rechtssicher funktioniert.
Listen & Workflows aufsetzen
Aktive Listen (Segmente) wurden auf Basis der Custom Properties erstellt, sodass neue Kontakte automatisch in die richtigen Segmente eingruppiert werden und ohne manuelle Pflege beim nächsten Versand bereitstehen.
E-Mail-Templates gestalten & testen
Für die priorisierten Themen Spieltagsnews und Vereinsupdates wurden wiederverwendbare und sofort einsatzbereite E-Mail-Templates im Vereinslook erstellt.
Sonderthema: DSGVO-Konformität
Wer Newsletter versendet, muss den Datenschutz beachten. Wir haben die rechtssichere E-Mail-Kommunikation nicht als separate Aufgabe behandelt, sondern direkt in die Kontaktstruktur integriert: Jede Kontaktgruppe und jeder Kontakt hat eine hinterlegte Rechtsgrundlage für die E-Mail-Kommunikation, Abmeldemöglichkeiten sind in jedem Template verankert, und die Segmentierung stellt sicher, dass nur die richtigen Kontakte die gewünschten Mails erhalten.
Newsletter-Templates: Markentreu und sofort einsatzbereit
Mit unseren im Vereinslook erstellen Templates kann das Marketing-Team der Würzburger Kickers ohne benötigtes technisches Know-how in wenigen Minuten den Versand von Newslettern vorbereiten.
Der Spieltagsnewsletter ist speziell für Spieltage konzipiert und muss vor jedem Spiel nur mit den passenden Informationen zu Gegner, Anstoßzeit und einer kurzen Vorschau aktualisiert werden.
Der Newsletter für allgemeine Vereinsupdates, passend für Ankündigungen aus dem Vereinsleben wie Transfers oder Vertragsverlängerungen, ist ebenfalls so aufgebaut, dass die Neuigkeiten schnell eingetragen und versendet werden können.
Das Ergebnis: schneller versenden, besser verstehen
Die Würzburger Kickers verfügen heute über eine E-Mail-Marketing-Infrastruktur, die das Team eigenständig betreiben kann. Neue Kontakte werden automatisiert in die richtigen Segmente für die passenden Newsletter geleitet. Die Erstellung von Newslettern, die früher teils bis zu einigen Stunden gedauert hat und am Ende doch nicht vollständig auswertbar war – Verteiler zusammenstellen, Adressen prüfen, manuell versenden –, ist jetzt ein geführter Prozess in Hubspot: Template befüllen, Segment auswählen, versenden.
Dazu kommt erstmals echte Transparenz darüber, was mit den Mails passiert: Wer hat geöffnet? Wer hat geklickt? Wie wird auf die Inhalte reagiert? Diese Auswertbarkeit war vorher nicht vorhanden – und ist die Grundlage für jede weitere Optimierung.
„Durch das neue Setup hat sich unser Aufwand für das Newsletter-Marketing erheblich reduziert. Wir erstellen Inhalte im Handumdrehen, steuern zielgerichtet, wer welche Informationen erhält, und profitieren von transparenten Auswertungen direkt nach dem Versand."
Silvia Zugelder-Lenz, Marketing, Kommunikation und Social Media bei den Würzburger Kickers
Fazit - Was diese Case Study zeigt
Newsletter-Marketing funktioniert nur, wenn die Grundlagen stimmen: eine konsolidierte Kontaktbasis, saubere Segmentierung, rechtssichere Konfiguration – und Templates, die den Versand wirklich einfach machen. Wer diese Basis einmal aufgesetzt hat, kann schnell, gezielt und messbar kommunizieren.
Was für einen Fußballverein gilt, gilt genauso für den Mittelstand: Viele Unternehmen kommunizieren heute noch mit verstreuten Kontaktlisten, ohne zu wissen, wer eigentlich liest. Der Weg zu professionellem Newsletter-Marketing ist kürzer als gedacht – wenn man ihn strukturiert angeht. Wir gehen den Weg gerne mit Ihnen.