Ausgangslage: Viele Beziehungen, keine gemeinsame Datenbasis
Ein Fußballverein wie die Würzburger Kickers lebt von einem dichten Netz an Beziehungen: Sponsoren, VIPs, Pressevertreter, Vereinsmitglieder, Fans… Jede dieser Beziehungen hat eigene Ansprechpartner, eigene Vereinbarungen, eigene Historie – und in der Praxis oft ein eigenes Tool oder gar kein Tool für ihre Verwaltung.
Bevor HubSpot eingeführt wurde, war die Situation bei den Kickers typisch für viele Vereine und mittelständische Organisationen: Kontakt- und Sponsoringinformationen verteilten sich auf Excel-Listen, persönliche E-Mail-Postfächer einzelner Mitarbeitender und isolierte Tools. Eine solche Ausgangslage bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die vielen Organisationen ohne zentrales CRM-System bekannt vorkommen dürften:
Wissen hängt an Köpfen statt am System:
Nur einzelne Mitarbeitende wissen wirklich, wie der Stand bei einem bestimmten Kontakt ist. Fällt diese Person aus oder verlässt sie den Verein, geht das Wissen verloren oder muss mühsam rekonstruiert werden.
Keine gemeinsame Sicht auf den Status:
Ob eine Anfrage gerade in der Ansprache, Verhandlung oder laufenden Betreuung ist, weiß oft nur eine Person – für alle anderen im Team ist der aktuelle Stand nicht sichtbar.
Doppelte Ansprache und Reibung:
Ohne zentrale Übersicht kommt es vor, dass mehrere Personen denselben Kontakt unabhängig voneinander ansprechen und es unübersichtlich für den Kunden machen.
Excel und Co. als Flaschenhals:
Listen müssen manuell aktuell gehalten werden, sind nicht für alle zugänglich und bieten keine verlässliche und oder aktuelle Grundlage, um Beziehungen sauber zu pflegen.
Keine zielgerichtete Kommunikation möglich:
Ohne sinnvolle Zielgruppensegmentierung wie Sponsoren, VIPs, Presse oder Mitglieder lässt sich die Kommunikation mit bestimmten Gruppe nicht ohne Weiteres durchführen.
Datenschutzrechtliche Unsicherheit:
Wenn nicht klar dokumentiert ist, wer aus welchem Grund kontaktiert werden darf, entsteht ein Risiko bei der E-Mail-Kommunikation, das sich mit wachsender Kontaktzahl nur verschärft.
Das Ziel: HubSpot als Plattform mit einer strukturierten Arbeitsumgebung für zielgerichtete Kommunikation und Beziehungsverwaltung aufzusetzen – mit einer belastbaren Datenbasis, klaren Prozessen und der Fähigkeit des Teams, das System eigenständig zu bespielen.
Der Startpunkt: ein gemeinsamer Workshop
Bevor in HubSpot auch nur ein Kontakt angelegt wurde, stand ein gemeinsamer Workshop mit dem Team der Würzburger Kickers. Darin ging es nicht um Klicks und Einstellungen, sondern um eine grundsätzlichere Frage: Wo soll die Reise mit dem CRM überhaupt hingehen? Welche Prozesse sollen langfristig darüber laufen, und was ist im ersten Schritt am wichtigsten?
Dabei wurde schnell klar, dass das Angebots- und Vertragsmanagement im Sponsoring und die Kommunikation mit den verschiedenen Interessensgruppen zentrale Themen sind. Aber auch die Anbindung an bestehende System oder das Thema Rechnungsstellung und Mahnwesen wurden mit in die Agenda aufgenommen.
Das Ergebnis des Workshops war als Roadmap zu verstehen, die aufzeigt, welche Prozesse mit entsprechender Priorität verbessert werden müssen und wohin sich das CRM bei den Würzburger Kickers entwickeln soll.
Lizenzberatung und Lizenzverkauf aus einer Hand
Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war neben der fachlichen und technischen Konzeption auch die Auswahl der passenden HubSpot-Lizenzen.
Fink Digital analysierte gemeinsam mit den Würzburger Kickers, welche HubSpot-Produkte, Funktionen und Benutzerlizenzen für die geplanten Prozesse tatsächlich benötigt werden. Im Mittelpunkt stand dabei eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung, die die aktuellen Anforderungen abdeckt und gleichzeitig genügend Spielraum für die weitere Entwicklung des CRM bietet.
Auf Grundlage dieser Bedarfsanalyse beriet Fink Digital die Würzburger Kickers bei der Auswahl der geeigneten HubSpot-Lizenzen. Anschließend erfolgte auch der Verkauf der Lizenzen direkt über Fink Digital.
Die Kickers erhielten damit Lizenzberatung, Lizenzkauf und Implementierung aus einer Hand. Da Fink Digital sowohl die Anforderungen des Vereins als auch die technischen Möglichkeiten von HubSpot kannte, konnten Lizenzumfang, Systemaufbau und geplante Prozesse von Beginn an aufeinander abgestimmt werden.
So wurde sichergestellt, dass die Würzburger Kickers nicht nur über die benötigten Funktionen verfügen, sondern auch eine Lizenzstruktur erhalten, die zu ihrem tatsächlichen Bedarf und zur langfristigen CRM-Roadmap passt.
Drei Bausteine für ein CRM, das im Alltag wirklich genutzt wird
Ein CRM einzuführen bedeutet nicht, ein neues Tool zu kaufen – es bedeutet, die Arbeitsweise eines Teams neu zu ordnen. Bei den Kickers lief das in drei ineinandergreifenden Schritten.
Eine gemeinsame Basis aus Kontakten, Unternehmen und Deals.
Der erste und wichtigste Schritt war, alle Kontakte und die dazugehörigen Unternehmen in HubSpot zusammenzuführen und sauber miteinander zu verknüpfen. Erst dadurch wird sichtbar, welche Personen zu welcher Organisation gehören – die Grundvoraussetzung für alles Weitere.
Eine eigene Pipeline für das Sponsoring.
Darauf aufbauend wurde eine Deal-Pipeline speziell für Sponsoring-Beziehungen eingerichtet. Jeder Sponsor läuft dort als eigener Deal, verknüpft mit dem passenden Unternehmen und Ansprechpartner. Damit ist zum ersten Mal für das ganze Team sichtbar, in welchem Status sich jede einzelne Sponsoring-Beziehung befindet – nicht nur im Kopf einer einzelnen Person.
Die Grundlage für zielgerichtete, rechtssichere Kommunikation.
Parallel wurde eine pragmatische Listen- und Datenstruktur aufgesetzt, die es ermöglicht, Sponsoren, VIPs, Presse, Mitglieder und Käufer getrennt voneinander anzusprechen – unter Berücksichtigung der relevanten datenschutzrechtlichen Anforderungen. Diese Basis war zugleich der Ausgangspunkt für das parallel aufgebaute Newsletter-Marketing, das wir in einer eigenen Case Study beschrieben haben.
Am Ende dieses Prozesses stand ein vierter, nicht weniger wichtiger Punkt: das Enablement. Ziel war nie, dass das Team dauerhaft auf externe Unterstützung angewiesen ist, sondern dass es HubSpot eigenständig weiter mit Leben füllt – neue Sponsoring-Deals anlegen, den Status pflegen, Listen nutzen.
Das Ergebnis: Was sich für die Kickers konkret geändert hat
Jedes der Probleme aus der Ausgangslage lässt sich heute direkt an der neuen Struktur in HubSpot festmachen:
Wissen hängt nicht mehr an einzelnen Köpfen.
Jede Sponsoring-Beziehung ist als Deal mit Status und Ansprechpartner hinterlegt – das Team hat den Überblick, unabhängig davon, wer gerade im Urlaub oder krank ist.
Der Status ist für alle sichtbar.
Ob eine Ansprache, eine Verhandlung oder eine laufende Betreuung – über die Sponsoring-Pipeline sieht jeder im Team auf einen Blick, wo eine Beziehung gerade steht.
Doppelte Ansprache gehört der Vergangenheit an.
Da jeder Sponsor eindeutig einem Deal und einem Ansprechpartner zugeordnet ist, ist klar, wer zuständig ist – Überschneidungen und vergessene Folgetermine werden dadurch deutlich unwahrscheinlicher.
Excel ist als Flaschenhals abgelöst.
Die zentrale Datenbasis aus Kontakten, Unternehmen und Deals ersetzt die verstreuten Tabellen und ist für das ganze Team gleichzeitig einsehbar.
Zielgerichtete Kommunikation ist jetzt möglich.
Kontakte sind in klar definierte Gruppen segmentiert – etwa Sponsoren, VIPs, Presse, Mitglieder und Käufer. Neue Kontakte werden direkt der passenden Gruppe zugeordnet, statt erst mühsam einsortiert werden zu müssen. Dadurch lässt sich jede Interessensgruppe gezielt mit den für sie relevanten Informationen ansprechen, statt alle Kontakte pauschal mit derselben Nachricht zu erreichen.
Die datenschutzrechtliche Grundlage ist geklärt.
Die segmentierte Struktur wurde unter Berücksichtigung der relevanten Anforderungen aufgesetzt, sodass klar ist, welche Gruppe aus welchem Grund kontaktiert werden darf.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Was das gemeinsame Projekt der Würzburger Kickers und Fink Digital aus Sicht beider Seiten ausgemacht hat, bringen zwei Stimmen auf den Punkt:
„Was die Zusammenarbeit mit Fink Digital für uns besonders ausgemacht hat, war die Partnerschaftlichkeit – wir wurden nicht einfach mit einem fertigen System zurückgelassen, sondern gemeinsam Schritt für Schritt dahin gebracht, wo wir heute stehen. Dabei kommen immer wieder neue Impulse und Ideen von ihnen, an die wir selbst gar nicht gedacht hätten. Es fühlt sich nicht wie ein externer Dienstleister an, sondern eher, als wäre Fink Digital ein Teil der Kickers."
Sebastian Neumann, Sportdirektor bei den Würzburger Kickers
„Projekte wie mit den Würzburger Kickers sind für uns eine echte Herzensangelegenheit. Wir wollen Unternehmen dabei unterstützen, ihre digitalen Strukturen auf ein professionelles Fundament zu stellen – und wenn daraus eine so vertrauensvolle Zusammenarbeit wird wie hier, ist das genau der Mehrwert, den wir schaffen wollen."
Christian Fink, CEO von Fink Digital
Fazit – Was diese Case Study zeigt
Ein CRM entfaltet seinen Wert nicht durch das Tool selbst, sondern durch die Struktur, die man hineinbaut: eine saubere Kontakt- und Unternehmensbasis, klar abgebildete Geschäftsbeziehungen und ein Team, das befähigt wird, damit zu arbeiten. Genau das unterscheidet ein professionelles CRM von einer Ansammlung von Excel-Listen.
Diese Herausforderung ist keineswegs vereinsspezifisch: Auch im Mittelstand hängt Wissen über Kunden-, Partner- und Sponsoringbeziehungen häufig an einzelnen Personen statt an einem System. Wer diese Struktur einmal aufgesetzt hat, kann Beziehungen nicht nur überblicken, sondern gezielt steuern – und genau diesen Weg begleiten wir gerne, ob im Verein oder im Unternehmen.